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推动电子文件归档工作的思考/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-06-27 05:29:11  浏览:9592   来源:法律资料网
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推动电子文件归档工作的思考

张智涛


  与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性,使其必须借助计算机编目归档,这对不熟悉操作技术的立卷人来说,不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟,容易产生畏难情绪;笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择?

  纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。经实践检验,利用磁盘,脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘,会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档,这不仅加大了工作量,也增加了存贮磁盘的数量,简便而安全的方式是采用网络移交归档,并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:?

  (一)借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求,但不能是唯一性的,应认可几种通用性较强的软件,如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?

  (二)选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位人界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文悠扬信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统,共分为教学、科研、人事管理三个子系统,正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后,进行集中处理,经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新,过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求,进行鉴定,编目整理,通过网络传输,移交给档案部门保存,或直接存入光盘,定期归档。?

  无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。?

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干,实现相关部门职能的交融集成,建立电子文件归档制度。?

  纸质文件归档经过多年实践,已形成相对稳定的骨干队伍,有较好的工作基础,各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人,负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本,形成一支队伍,承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生,不像立卷归档人员经与档案部门多年合作,建立了相对稳定的业务关系,容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以,依靠原纸质档案立卷工作骨干,比以各单位计算机与信息管理保同为主体,重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法,这与电子文件处理手法相差甚远,需要新的知识和技术手段,现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要,要通过组织业务学习和技术培训,尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能,担负起电子文件归档工作的重任。?

  电子文件来源广泛,形成者不仅有业务管理部门的承办人,还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档,必须靠制度约束,使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度,并列入信息管理工作程序,在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时,布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。?

  清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作,制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》,分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定,并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物,还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一,会上,分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序,做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上,又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上,本着“注重职能因素”的原则,选择了电子文件的信息综合性强,含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作,成立了两办电子文悠扬归档工作小组,由校办副主任任组长,并参照纸质文件归档范围,制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力,现已将部分电子文件归档。?

  与纸质文悠扬相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。?

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性?

  由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。?

  在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能减少档案的体积,缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一,要经过审慎证证,在万无一失的情况下实行,最好以简报、情况报道类,以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
清华大学宣传部从八十年代初将报道学校工作情况的剪报整理作为资料归档。近年又在校园网管理系统中设置了“报刊信息”专栏,随时输入各报刊登载我校情况文章的标题及摘要,通过网络传输到全校,供广大师生员工共享。1998年,经与档案馆反复研究后,进一步完善了上网的报刊信息,加注了刊登文章的详细出处,相当于索引,并将上网报刊信息及索引制成硬拷贝,与相应的电子文件一并归档,简化了纸质剪报的剪裁、粘贴和整理工作。经如此办理,一般查询可利用电子档案,快捷方便,需查用全文时可借助电子档案所提供的报刊索引到图书馆查阅,万一电子档案被损坏,相应的纸制裁档案还保存完好。

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济南市人民政府办公厅关于印发济南市固定资产投资项目节能评估审查办法(试行)的通知

山东省济南市人民政府办公厅


济南市人民政府办公厅关于印发济南市固定资产投资项目节能评估审查办法(试行)的通知

济政办字〔2007〕90号


各县(市)、区人民政府,市政府各部门:
  《济南市固定资产投资项目节能评估审查办法(试行)》已经市政府同意,现印发给你们,请认真贯彻执行。

济南市人民政府办公厅
二OO七年十一月九日

济南市固定资产投资项目节能评估审查办法(试行)

  第一条 根据《中华人民共和国节约能源法》、《山东省节约能源条例》、《山东省人民政府办公厅关于切实做好固定资产投资项目节能评估审查工作的通知》(鲁政办发〔2007〕42号)等有关规定,制定本办法。
  第二条 市政府节约能源办公室负责全市固定资产投资项目节能评估审查的监督管理工作。
  第三条 钢铁、电解铝、铜冶炼、铁合金、电石、焦炭、水泥、煤炭、电力等行业的新、改、扩建项目和年综合能耗2000吨标准煤或年耗电量200万千瓦时以上的项目,必须进行节能评估审查。
  第四条 项目评估单位必须按照国家和省有关规定,对固定资产投资项目可行性研究报告节能篇进行评估,并出具评估报告。节能评估报告应包括以下主要内容:项目概况;项目能源消耗品种、数量及对所在地区能耗负荷的影响分析;项目工艺、技术、设备的能效指标;项目节能措施及效果分析;项目节能评估结论。
  第五条 市投资主管部门在进行固定资产投资项目审批、核准、备案时,要按照各自职能,对节能评估报告进行审查。对固定资产投资项目的节能审查,要依据法律、法规、产业政策和合理用能标准、节能设计规范进行,主要包括以下内容:项目是否符合节能法律、法规和产业政策;项目能耗指标是否符合行业准入条件;项目是否符合合理用能标准和节能设计规范;项目能源消耗品种、数量、对所在地区能耗负荷的影响等。
  第六条 市投资主管部门在审批项目时,对未按规定进行节能评估的项目一律不予批准、核准、备案。对审批的项目应将节能评估报告和审查意见抄送市政府节约能源办公室。
  第七条 对擅自批准未按规定进行节能评估审查的项目或不按照节能评估审查意见审批、建设的,追究直接责任人的责任;触犯法律的,依法给予处罚。
  第八条 市政府节约能源办公室要会同有关部门加强项目建设和运行过程中的监督检查,确保节能措施与能效指标的落实。对违反已批复节能措施的建设内容和生产行为,责令停止施工并限期整改,同时依法追究相关单位及责任人的责任。
  第九条 固定资产投资项目建成后,由节能评估审查部门进行验收。未通过节能验收的,不予项目综合验收。
  第十条 本办法由市政府节约能源办公室负责解释。
  第十一条 本办法自公布之日起施行。

转发市城管办关于三明市区夜景建设管理暂行规定的通知

福建省三明市人民政府办公室


明政办〔2007〕18号

转发市城管办关于三明市区夜景建设管理暂行规定的通知



梅列、三元区人民政府,市直有关单位:
市城管办制定的《三明市区夜景建设管理暂行规定》已经市政府同意,现转发给你们,请做好有关组织实施工作。


二○○七年二月五日


三明市区夜景建设管理暂行规定

三明市城管办
(二○○七年一月)

第一条 为进一步加强市区夜景规划、建设和管理,充分发挥夜景美化市容市貌的整体效应,推动城市夜景建设管理步入规范化、制度化轨道,制定本规定。
第二条 为加强组织领导,成立三明市区夜景建设管理领导小组,负责确定市区夜景建设的重点区域和项目,研究资金安排及全市夜景建设和管理重大事项。领导小组由市政府分管副市长任组长,市财政局、市建设局、市城乡规划局、市监察局、市效能办、市政府采购办、市城管办负责人为成员。领导小组下设办公室,设在市城管办。
梅列、三元两区相应成立夜景建设管理领导小组,加强对本辖区夜景建设管理工作的领导。
第三条 市区夜景建设管理职能部门职责:
市建设局:(一)负责市区夜景建设项目的审批管理;(二)负责市政府投资建设夜景项目的建设和管理等工作;(三)负责落实市区夜景建设项目控制系统和计量系统的设置工作;(四)落实市区夜景建设管理领导小组交办的有关工作。
市城管办职责:(一)负责贯彻落实市委、市政府和市区夜景建设管理领导小组关于市区夜景建设管理的决策部署;(二)负责市区夜景建设管理办公室的日常工作,协调有关部门共同抓好夜景建设管理工作;(三)负责组织实施市区夜景规划、设计、方案的征集、评审、审定工作;(四)负责市区夜景项目建设的督促、检查工作,协调处理夜景建设管理中出现的矛盾和问题;(五)参与市区新建夜景项目建设的验收工作;(六)负责市区夜景建设项目的日常管理工作,协调、督促有关单位和部门共同抓好市区夜景建设项目的维护工作,对市区夜景项目的亮化、使用情况进行检查监督;(七)落实市区夜景建设管理领导小组交办的有关工作。
市财政局职责:(一)对政府出资建设的夜景项目建设和管护资金的预算进行审核、编制和下达夜景工程资金预算,及时拨付项目资金;(二)对夜景工程资金使用情况进行监督检查;(三)落实市区夜景建设管理领导小组交办的有关工作。
市城乡规划局职责:(一)负责市区夜景建设总体规划;(二)负责对市区沿主干道、沙溪河两侧及城市重要节点的新建、改建、扩建建(构)筑物的夜景建设与主体工程同步设计的审核工作;(三)对建筑物楼顶及墙面夜景外观及定位进行审核;(四)落实市区夜景建设管理领导小组交办的有关工作。
第四条 按照市区城市建设规划,市区主干道两侧和沙溪河市区河道两岸的公共建筑物、标志性建(构)物以及政府确认的其他应当设置夜景项目建设的建筑物,均为市区夜景建设项目。
市区夜景建设项目的设计方案、主材使用、完成期限等应由市区夜景建设管理领导小组研究确定。凡经市区夜景建设管理领导小组确定的新建、改(扩)建建(构)筑物的夜景建设必须与主体工程同步设计、同步施工、同步验收。
第五条 市政府投资建设的公益性夜景项目建设资金由市政府承担;其他公益性项目及居民住宅楼等夜景建设资金由业主(产权)单位承担;中央、省、市属企事业单位的夜景建设资金由产权单位自行负责;商业广告夜景建设经批准后,建设资金由制作单位自行负责。
第六条 按照“谁建设、谁管理”的原则,市政府投资建设的公益性夜景项目维护资金由市政府负责;其他公益性项目及居民住宅楼等夜景维护资金由业主(产权)单位负责;中央、省、市属企事业单位的夜景维护资金由产权单位自行负责;商业广告夜景维护资金由制作单位自行负责。
第七条 凡公益性项目和居民住宅楼以及中央、省、市属企业单位的夜景电费全部由市政府承担;商业广告夜景电费由制作单位自行负责。
第八条 由市城管办负责编制夜景建设、维护、用电所需资金计划,市财政对资金使用计划审核报请领导小组审批后,列入年度财政城建资金预算。政府承担的夜景建设项目按照基本建设程序管理,夜景电费和维护费用按照专项资金管理办法从城市维护费中列支。
第九条 实施夜景建设方案设计评审机制。由市区夜景建设管理领导小组办公室负责聘请有关专家组成市区夜景建设方案设计评审小组,指导各设计单位因地制宜地做好夜景建设设计工作。所有夜景建设项目必须有3家以上设计单位编制的设计方案,所有设计方案必须经过专家评审,并报市有关领导审定。
第十条 市区夜景建设设计、施工以及材料的政府采购可采用方案比较、邀请招标、公开招标等方式组织实施。可实行方案设计与施工一条龙或分别组织实施,具体方式由市区夜景建设管理领导小组确定。
第十一条 夜景建设项目实施主体要建立夜景工程质量管理监督机制,选定的设计、施工、监督单位要具备相应资质,夜景工程建设不得转包、分包。市、区两级建筑工程质量安全监督部门要加强检查监督,对工程安全问题要及时发现、认真整改,严把质量关。
第十二条 市区夜景灯光设置应多样化,力求颜色、造型各具特色,新建夜景统一使用光源强、高节能、低消耗的LED照明材料。
第十三条 鼓励有设计资质、施工资质的企业与夜景建设产品生产企业联手,组建设计、生产、施工和管理的“一条龙”队伍,参加夜景工程建设。鼓励本地LED生产企业参与竞争,在同等质量、价格等条件下,优先采购使用本地LED生产企业的产品。
第十四条 公益夜景建设材料集中统一实行政府采购,由市政府采购办负责组织实施采购工作。要探索夜景建设产品政府采购的新模式,降低政府采购成本,提高政府采购效率,方便建设单位和生产企业。
第十五条 加强夜景建设产品应用指导,建立完善产品质量和施工安装质量的地方标准化体系和夜景建设产品采购招标实施办法,指导各建设方加强对产品政府采购的把关工作,确保所采购产品质优、价格合理。
第十六条 加强夜景建设产品的质量监控工作,建立夜景建设产品质量检测办法,并制定配套的奖惩措施,确保产品质量。
第十七条 新建、改(扩)建建(构)筑物的夜景灯饰设施管理由建设单位负责。夜景建设应当与主体工程同步设计、同步施工、同步验收;建成已投入使用建(构)筑物的夜景灯饰设施由产权人负责。实行物业管理的,由物业管理单位组织实施;道路、桥梁、公园、游园、广场等非经营性的公共设施及公共场所的夜景(包括市区公益夜景),由产权单位或管理维护单位负责;沿街门面、店面的夜景灯饰设施由产权人负责。产权人另有约定的除外。
第十八条 为了便于管理,市区夜景用电必须采用独立的控制系统和计量系统;夜景项目建成后,并入市市政工程管理处负责的无线监控系统(业主采用的控制系统必须与市市政工程管理处的无线监控系统兼容)。
第十九条 夜景灯光用电采取设置专用电表,由市市政工程管理处统一向市电业局申请设置专用电表。夜景电费的核拨由市市政工程管理处按月(季)提出用款申请,经市建设局、市城管办、市财政局审核后,从年度安排的资金计划中核拨到市市政工程管理处,并由其转拨符合核拨条件的各夜景用电有关单位。
第二十条 夜景灯光必须按以下规定亮灯:
  (一)酒店(宾馆)餐饮和娱乐业等场所及户外广告的夜景灯光,除抗灾或限电等特殊情况外,其余晚上要亮灯。
  (二)机关和企事业单位办公楼、写字楼、住宅楼、公寓楼及公益夜景,在节假日及重大活动期间,晚上要亮灯。
  (三)夜景灯光亮灯时间:每年5月1日至9月30日为19∶30—23∶30;10月1日至次年4月30日为18∶30—22∶30,市政府有特别要求的除外。娱乐、餐饮业、酒店(宾馆)等场所可自行延长亮灯时间。
  (四)组织全市性重大活动或迎接重要内外宾需临时开放夜景灯光的,主办单位须向市委办或市政府办提出书面申请,经批准后,由市委办或市政府办通知市城管办统一安排。
(五)市城管办应加强对夜景灯光的检查监督。每晚应坚持巡查夜景亮化情况。各设置单位对夜景灯光应设专人管理,定期检修、维护和更新。出现故障或损坏时,要及时修复,确保夜景灯光安全、完好、运行正常。  
  第二十一条 一切单位和个人应爱护夜景灯光设施,对破坏、盗窃夜景灯光设施者,由公安机关依法予以处理。
  第二十二条 本规定由市城管办(夜景办)负责解释。



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